Máy in văn phòng: Lựa chọn không thể thiếu cho môi trường làm việc hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí, việc lựa chọn máy in phù hợp trở thành yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc. Từ máy in laser tốc độ cao đến máy in phun màu sắc nét, hay dòng máy in đa năng tích hợp tiện ích – mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các dòng máy in phổ biến của thiết bị văn phòng, những lưu ý quan trọng khi bảo quản, tiêu chí lựa chọn thiết bị phù hợp, và đặc biệt là gợi ý địa chỉ mua máy in văn phòng chính hãng, uy tín – Thành Nhân TNC, đối tác đáng tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp Việt.

Ưu và nhược điểm các loại máy in văn phòng

Máy in laser

Sử dụng tia laser chiếu lên 1 trống từ, khi trống từ quay qua ống mực có tính chất từ, mực sẽ hút vào trống từ rồi giấy chuyển động qua trống đưa mực bám vào giấy. Mực được sấy khô, bám chắc vào giấy rồi xuất giấy ra ngoài. Gồm 2 loại cơ bản là máy in laser đen trắng (đơn sắc) và máy in laser có màu (đa sắc).
Rất phù hợp với văn phòng lớn, in tài liệu số lượng lớn, đặc biệt là in trắng đen như hợp đồng, báo cáo, phiếu thu – chi,…

Ưu điểm: 

• Có tốc độ in cao hơn máy in phun, máy in kim với khả năng in hàng chục trang/phút
• Tiêu thụ nhiều điện hơn so với các loại máy in khác: Tốn khoảng 440W khi khởi động; khoảng 200W khi bắt đầu in

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: So với các dòng máy in phun phổ thông, máy in laser có giá mua cao hơn. Ngoài ra, chi phí thay thế hộp mực (toner) ban đầu cũng đáng kể.
• Dù có máy in laser màu, nhưng độ chuyển màu, độ bão hòa và chi tiết ảnh không thể sánh bằng máy in phun
• Kích thước cồng kềnh hơn máy in phun, điều này là bất lợi với các văn phòng nhỏ hoặc không gian làm việc linh hoạt.

Máy in đa năng

Tích hợp chức năng in, copy, scan (và fax – tùy model) vào cùng một thiết bị; có thể là máy in laser hoặc máy in phun.

Phù hợp với văn phòng vừa và nhỏ, doanh nghiệp cần linh hoạt trong in – scan – copy, nhất là những nơi không có nhiều không gian để lắp nhiều thiết bị riêng lẻ.

Ưu điểm: 

• Tích hợp nhiều tính năng chỉ trong một thiết bị duy nhất. Điều này giúp văn phòng không cần bố trí riêng từng máy, từ đó tiết kiệm diện tích làm việc.
• Với một chiếc máy, người dùng có thể xử lý cùng lúc nhiều nhu cầu văn phòng: in ấn tài liệu, sao chép hợp đồng, scan chứng từ, gửi fax nhanh chóng,...
• Thay vì phải mua 4 thiết bị riêng lẻ, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một thiết bị duy nhất, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí mua sắm, vận hành và bảo trì. Ngoài ra, việc quản lý, bảo dưỡng cũng dễ dàng hơn.
• Các mẫu máy in đa năng hiện đại thường tích hợp Wifi, in qua mạng LAN, hỗ trợ in từ smartphone hoặc cloud, rất thuận tiện cho mô hình văn phòng hiện đại hoặc nhóm làm việc linh hoạt.

Nhược điểm: 

• Dù tích hợp nhiều tính năng, nhưng chất lượng in, scan hoặc copy không luôn đạt mức chuyên nghiệp như các máy chuyên dụng. 
• Khi một chức năng gặp trục trặc (ví dụ hỏng đầu in, kẹt giấy khi scan...), máy có thể phải ngừng hoạt động hoàn toàn trong lúc sửa chữa, ảnh hưởng đến toàn bộ công việc. 
• Những máy in đa năng hỗ trợ A3, in hai mặt, khay giấy lớn hoặc có nhiều tính năng nâng cao thường có kích thước khá cồng kềnh, chiếm nhiều không gian.

Máy in phun 

Hoạt động theo nguyên tắc phun mực vào giấy in; mực in được phun qua 1 lỗ nhỏ từng giọt với tốc độ cao (khoảng tầm 5000 lần/giây) giúp tạo ra các điểm mực đủ nhỏ cho bản in có chất lượng cao, chữ in rõ nét.

Phù hợp với văn phòng nhỏ, nhu cầu in màu chất lượng cao (ảnh, bản thiết kế), hoặc in số lượng ít, không liên tục.

Ưu điểm: 

• Có khả năng in ấn trên nhiều bề mặt giấy khác nhau, không gia tăng nhiệt độ làm cong giấy sau khi in
• Một số dòng máy in phun hiện đại như Epson EcoTank với công nghệ đầu in không nhiệt (Heat-Free), hoặc HP PageWide đã cải thiện đáng kể về tốc độ, có thể đạt đến hàng chục trang/phút, sánh ngang hoặc thậm chí vượt qua máy in laser trong nhiều tình huống.
• Tiết kiệm điện hơn 99% so với máy in laser do không cần làm nóng trống sấy hay lô nhiệt, máy in phun tiêu thụ điện năng cực kỳ thấp. Với các doanh nghiệp chú trọng tiết kiệm năng lượng hoặc hướng đến văn phòng xanh – tiết kiệm điện – đây là một lợi thế rõ rệt.

Nhược điểm: 

• Mực dễ lem vì mực là dạng lỏng, thời gian khô trên giấy (đặc biệt là giấy thường) có thể lâu hơn so với mực bột laser.
• Các dòng máy in phun dùng hộp mực nhỏ thường có chi phí vận hành cao nếu in thường xuyên. Tuy nhiên, điều này đã được cải thiện đáng kể ở các dòng máy sử dụng hệ thống mực bình (như Epson EcoTank, Canon G Series…).
• Nếu không in thường xuyên, mực có thể khô và gây tắc đầu phun – một hiện tượng khá phổ biến ở máy in phun.

Cách bảo quản máy in văn phòng

Đặt máy in ở nơi khô ráo, thoáng mát: Độ ẩm cao hoặc nhiệt độ khắc nghiệt có thể gây hư hỏng linh kiện và ảnh hưởng đến hiệu suất in.

Sử dụng đúng loại mực và giấy in: Mực và giấy không phù hợp có thể gây tắc đầu in, kẹt giấy hoặc giảm chất lượng bản in.

Vệ sinh máy in định kỳ: Bụi bẩn tích tụ lâu ngày có thể làm nghẽn cơ cấu kéo giấy hoặc ảnh hưởng đến đầu in.

Tắt máy đúng cách khi không sử dụng: Tắt máy bằng nút nguồn giúp bảo vệ mạch điện và kéo dài tuổi thọ thiết bị.

Cập nhật driver và phần mềm điều khiển: Driver cũ có thể khiến máy hoạt động không ổn định hoặc không tương thích với hệ thống.

Sử dụng đúng công suất thiết kế của máy: Máy in văn phòng cần được chọn theo nhu cầu in ấn để tránh quá tải và hư hỏng nhanh.

Bảo trì định kỳ bởi kỹ thuật viên chuyên nghiệp: Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ giúp phát hiện lỗi sớm, tiết kiệm chi phí sửa chữa.

Các tiêu chí khi chọn mua máy in văn phòng 

Nguồn mua, chính sách bảo hành chính hãng

Bạn cần lựa chọn nơi mua sản phẩm máy in là các đối tác chính thống của thương hiệu, có chính sách bảo hành và sửa chữa chính hãng. Điều này sẽ giúp chúng ta thêm an tâm về dịch vụ, sản phẩm chính ngạch và chính sách hậu mãi bảo đảm. Ngoài ra, với các đại lý sẽ có được giá tốt cho khách hàng thân quen và các khuyến mãi quà tặng hấp dẫn.

Máy in có tích hợp công nghệ tiết kiệm năng lượng

Tiết kiệm chi phí cũng tương đương với việc bạn cần sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng. Lượng điện tiêu thụ ít sẽ giúp chi phí cũng giảm theo. Đây là điểm cộng trong tiêu chí lựa chọn máy in đặc biệt đối với mục đích sử dụng là văn phòng, doanh nghiệp. 

Máy in đa chức năng (in, photocopy, scan...)

Khi chọn mua máy in đa chức năng, bạn sẽ tiết kiệm về cả diện tích và chi phí. Thay vì phải bố trí rất cồng kềnh cho văn phòng thì bạn chỉ cần sử dụng một thiết bị duy nhất.

Mua thiết bị văn phòng chính hãng, uy tín, giá rẻ ở đâu?

Với hành trình hơn 31 năm đồng hành cùng lĩnh vực công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng tại Việt Nam, Thành Nhân TNC đã và đang là lựa chọn đáng tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp trên toàn quốc – đặc biệt trong các giải pháp về máy in, máy scan, máy fax, máy chấm công…

Lý do bạn nên chọn Thành Nhân TNC:

• Cam kết 100% hàng chính hãng: Mọi sản phẩm đều được nhập khẩu từ nhà cung cấp uy tín, có hóa đơn, giấy chứng nhận và tem kiểm định đầy đủ,
• Mức giá hợp lý, tối ưu ngân sách: TNC luôn nỗ lực mang đến mức giá cạnh tranh, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thiết bị chất lượng mà không lo chi phí phát sinh.
• Tư vấn chuyên sâu – Phù hợp mọi nhu cầu: Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn chọn lựa trọn bộ thiết bị văn phòng phù hợp với quy mô, mục tiêu và ngân sách cụ thể.
• Hậu mãi tận tâm, bảo hành minh bạch: Chế độ bảo hành, bảo trì nhanh gọn, linh hoạt – giúp khách hàng an tâm trong suốt quá trình sử dụng thiết bị.

Thành Nhân TNC – Đối tác tin cậy trên hành trình kiến tạo không gian làm việc hiện đại, tối ưu hiệu suất và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Việt!

>>> Xem thêm: 

• Nguyên nhân và cách khắc phục máy in bị kẹt giấy
• Những dấu hiệu máy in hết mực và cách khắc phục
• Cách khắc phục lỗi máy in không in được nhanh chóng và hiệu quả

Thành Nhân là đối tác chiến lược của nhiều hãng công nghệ hàng đầu thế giới, bao gồm Dell, HP, Lenovo, ASUS, Acer, và nhiều thương hiệu uy tín khác. Sự hợp tác này không chỉ giúp Thành Nhân luôn cập nhật các sản phẩm và công nghệ tiên tiến nhất, mà còn mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu và dịch vụ hỗ trợ chính hãng chất lượng cao. Với vai trò là đối tác chiến lược, Thành Nhân cam kết cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế cùng với chế độ bảo hành và hậu mãi tốt nhất, tạo dựng niềm tin vững chắc cho Khách hàng.